Podstawowym warunkiem ubiegania się o wyjazd w ramach Erasmusa jest umowa bilateralna obowiązująca na wydziale. Za nawiązanie współpracy między uczelniami odpowiedzialni są koordynatorzy wydziałowi/instytutowi, którzy po zapoznaniu się z ofertą uczelni decydują ilu pracowników dydaktycznych wyjedzie w ramach takiej współpracy.

Za wytypowanie nauczycieli akademickich odpowiedzialna jest uczelniana komisja rekrutacyjna Erasmusa (terminarz działań). Koordynator wydziałowy /instytutowy merytorycznie nadzoruje wyjazd, podpisując przygotowany przez wyjeżdżającego wykładowcę „Individual Teaching Programme”.

Organizacja wyjazdu:

Ustalenie z partnerem w uczelni zagranicznej terminu wyjazdu (standardowo pobyt tygodniowy, zrealizowany najpóźniej do 30 czerwca) i programu zajęć, które będą przeprowadzane (formularz „Individual Teaching Programme”) .

Zaakceptowany przez obydwie uczelnie formularz „Individual Teaching Programme” należy złożyć w Biurze Wymiany Zagranicznej Studentów (Rektorat, pok. 115) przed wyjazdem, na tyle wcześnie, aby możliwe było uruchomienie wypłaty środków z Programu LLP-Erasmus. Bez tego dokumentu wypłata grantu i realizacja wyjazdu jest niemożliwa.

Przed wyjazdem należy skierować podanie o zgodę na wyjazd służbowy za granicę, podając źródło finansowania, przedkładając „Individual Teaching Programme”.

W terminie ok. 2 tygodni przed wyjazdem "TSM" podpisuje się umowę cywilno-prawną określającą warunki realizacji i wypłaty grantu. Po powrocie w ciągu 2 tygodni w Biurze Współpracy z Zagranicą rozlicza się wyjazd pod względem finansowym, natomiast w BWZS składa się potwierdzenie przeprowadzenia zajęć wystawione przez uczelnię partnerską (forma dowolna, preferowana przez daną uczelnię) oraz obowiązkową "Ankietę on-line", która zapisuje się bezpośrednio na serwerze Narodowej Agencji Programu ERASMUS i pozostaje do wglądu dla koordynatorów uczelnianych.